Posted by Paweł A. Makowski

rozmowa telefoniczna (w)

W kolejnym wpisie z serii zatytułowanej: „Savoir vivre a moralność dyplomacji”, zostanie poruszony temat: Rozmowy telefonicznej.

Telefon

Jest jednym z najczęściej używanych oraz niezbędnych narzędzi pracy oraz utrzymywania więzi między ludźmi. Konieczność powoduje, że zastępuje zbyt często bezpośrednie kontakty, choć szybkość i łatwość pokonywania w rozmowie telefonicznej dzielącego dystansu są tego warte. Należy jednak pamiętać o zachowaniu w jej trakcie dobrych manier, tym bardziej że rozmawiający nie widzą się wzajemnie.

Kiedy dzwonić?

Dzwoniący musi zadbać, by jego telefon nie zakłócał spokoju, nie zaskakiwał, nie przerywał pracy ani wypoczynku. Dlatego trzeba unikać telefonów o niestosownej porze, zbyt wcześnie lub zbyt późno (przyjmuje się, że telefonować można w dni powszednie od godziny 9:00 do 22:00, jeżeli nie jest się umówionym inaczej, a w niedziele i dni wolne od pracy nie powinno się dzwonić przed 11:00). Dzwoniący z daleka muszą również sprawdzić, czy różnica czasów nie spowoduje, że ich telefon wyrwie kogoś ze snu. Należy również unikać pór, które uchodzą za porę posiłków oraz głównych wydań dzienników telewizyjnych.

Prywatne rozmowy powinno się odbywać tylko po godzinie 9:30 i między 15:00 a 20:30, w interesach lub sprawach urzędowych jedynie w godzinach pracy. Pamiętajmy, że najpierw należy się zastanowić, a potem wykręcić numer, aby nie popełnic gafy. Przed godziną 9:30, można dzwonić tylko w wyjątkowych przypadkach. Jeżeli zachodzi konieczność odbycia dłuższej rozmowy lub chce się telefonować wczesnym rankiem lub późnym wieczorem, należy się na taką rozmowę umówić.

Jak rozpocząć rozmowę?

Dzwoniący powinien zacząć od powitania i przedstawienia się, co jest absolutnym obowiązkiem w kontaktach zawodowych, mniej bezwzględnym w rozmowach prywatnych. W każdym przypadku należy unikać zgadywania po głosie, co jest irytujące i czasochłonne, bo rozmowa powinna być możliwie krótka oraz koncentrować się na najistotniejszych kwestiach. Ponieważ dzwoniący nie widzi swojego rozmówcy, trudno mu się zorientować, kiedy nadużywa jego czasu. Trzeba się tego wystrzegać, gdyż można niechcący popsuć sprawę, w której się dzwoni, a nawet zyskać opinię nudziarza.

W każdym przypadku i o każdej porze telefonujący powinien zapytać, czy nie przeszkadza i ze zrozumieniem przyjąć odpowiedź, że rzeczywiście tak jest. Odwrotnie, nie jest nieuprzejmością, jeżeli się odpowie, że w tym momencie nie ma się czasu na rozmowę. Trzeba natomiast zapewnić, że zadzwoni się samemu, jak tylko będzie to możliwe.

Połączenie przez sekretariat

Jeżeli rozmowa łączona jest przez sekretariaty, stosuje się zasadę, że to osoba dzwoniąca musi czekać na przełączenie do sekretariatu rozmówcy, nigdy zaś odwrotnie. Niewłaściwe jest kazać czekać odbiorcy połączenia, chyba że uzasadnia to bardzo wysoka ranga osoby dzwoniącej. Za niedopuszczalne należy uznać, przełączanie na oczekiwanie muzyczne przez Sekretariat dzwoniącego. Oznacza bowiem brak szacunku dla czasu osoby odbierającej połączenie. Często sekretarki umawiają się na jednoczesne przełączanie rozmówców.

Ważną zasadą jest oddzwanianie, po którym poznaje się dobre wychowanie. Często, gdy nie można odebrać telefonu lub sekretariat nie może połączyć, zapowiada się oddzwonienie. Trzeba tę obietnice spełnić, nawet w sytuacjach, gdy telefonuje osoba, której chcemy dać odczuć, że nie jest właściwym rozmówcą. Nieoddzwonienie byłoby nieuczciwe oraz dowodziłoby braku szacunku dla innych.

Telefon komórkowy

Stał się wielkim ułatwieniem życia, ale i cywilizacyjną zmorą. Uzyskanie numeru komórkowego ważnej osobistości jest przywilejem porównywalnym z przejściem na „ty”. Z początku był symbolem zamożności i wpływowości właściciela, okazywanym przy każdej okazji i na każdym miejscu. Dziś daje poczucie komfortu natychmiastowej łączności, pozwala też unikać nieusprawiedliwionych spóźnień, powodowanych często przez korki uliczne, niemniej bardzo źle wpływa na dobre maniery. Telefony dzwoniące na wykładach, spektaklach, koncertach, nawet na nabożeństwach są barbarzyństwem. Osoby nieumiejące się oddalić, by nie przeszkadzać innym swą rozmową, często dodatkowo bardzo głośną, muszą być uznane za źle wychowane. Podobnie jak ludzie nieprzerywający rozmowy podczas zakupów czy w środkach transportu publicznego.

Każdy wynalazek o tak istotnym znaczeniu dla życia społecznego wpływa na zwyczaje ludzkie, ale nie powinien ich czynić gorszymi, niż były dotychczas. Nie może być ani groteskowym idolem, ani odrzucanym symbolem zła. Nie musi ograniczać poczucia własnej wolności i prywatności przez stałą dostępność użytkownika. Telefon komórkowy powinien być włączany podczas wszystkich spotkań, zebrań i imprez, a także odstępstwo – oczekiwanie na ważną informację – należy usprawiedliwić. Rozmowę prowadzi się dyskretnie, na uboczu i możliwie krótko.

W następnym wpisie zostanie poruszony temat: „Wręczania prezentów”.

Źródło:

T. Orłowski, Protokół dyplomatyczny. Ceremoniał & Etykieta. Warszawa 2010.

H. G. Schnitzer, Poradnik współczesnego savoir-vivre’u, (przeł.) S. Kuś, Wyd. Delta, Warszawa 2008.

Zdjęcie: www.rehabchiropractor.com